SOP Pengajuan Sistem Internal
Tujuan
SOP ini bertujuan untuk mengatur proses pengajuan sistem atau aplikasi internal oleh divisi lain di lingkungan Primakara kepada Direktorat Teknologi Informasi (DTI), sehingga setiap pengembangan sistem dapat dilakukan secara terencana, terdokumentasi, dan sesuai dengan prioritas serta sumber daya yang tersedia.
Ruang Lingkup
Prosedur ini berlaku untuk seluruh divisi di lingkungan Primakara yang mengajukan sistem atau aplikasi baru, maupun permintaan pengembangan fitur tambahan terhadap sistem yang sudah ada.
SOP ini melibatkan:
- Divisi pengaju (pemohon sistem)
- Direktorat Teknologi Informasi (DTI)
- Direktorat Keuangan (sebagai pihak yang memberikan persetujuan anggaran atau prioritas pendanaan)
Referensi
- Kebijakan Pengembangan Sistem Informasi Primakara
- Formulir Work Order (WO) DTI
- Portal pemantauan proyek:
Ongoing
- Dokumen Berita Acara Persetujuan Sistem
Uraian Prosedur
1. Pengajuan Sistem
- Divisi pemohon mengajukan permintaan pengembangan sistem melalui Form Work Order (WO) yang disediakan oleh DTI.
- Form WO dapat diakses melalui portal internal DTI atau melalui koordinasi langsung dengan tim Operasional DTI.
- Data yang harus diisi meliputi:
- Nama sistem atau fitur yang diajukan
- Tujuan dan manfaat pengembangan
- Divisi pengaju dan penanggung jawab
- Estimasi kebutuhan dan dampak operasional
2. Pemeriksaan dan Persetujuan Awal DTI
- Tim Operasional DTI melakukan pemeriksaan terhadap kelengkapan Form WO.
- Tim Pengembang DTI meninjau kelayakan teknis dan ketersediaan sumber daya.
- Setelah diverifikasi, DTI memberikan persetujuan awal atau revisi permintaan jika diperlukan.
3. Persetujuan Direktorat Keuangan
- Setelah disetujui oleh DTI, Form WO diteruskan ke Direktorat Keuangan untuk evaluasi pendanaan, alokasi sumber daya, dan prioritas strategis.
- Direktorat Keuangan memberikan persetujuan final sebelum sistem dimasukkan ke dalam daftar pengembangan aktif.
4. Penetapan Deadline
- Setelah seluruh persetujuan diterima, DTI bersama divisi pengaju menetapkan timeline pengembangan termasuk:
- Jadwal kickoff meeting
- Estimasi waktu pengembangan
- Estimasi waktu uji coba dan peluncuran
- Semua jadwal dicatat dalam sistem pemantauan proyek DTI.
5. Pembuatan Berita Acara
- Sebelum pengembangan dimulai, dibuat Berita Acara Persetujuan Pengembangan Sistem Internal yang ditandatangani oleh:
- Perwakilan DTI
- Perwakilan Direktorat Keuangan
- Perwakilan divisi pengaju
- Dokumen berita acara disimpan di repositori dokumen DTI.
6. Pemantauan dan Pelaporan
- Seluruh proyek yang disetujui akan ditampilkan pada portal:
Ongoing
- Status pengembangan diperbarui secara berkala oleh tim DTI.
- Divisi pengaju dapat memantau progres sistem melalui portal tersebut.
Rekaman Terkait
| No | Nama Dokumen | Penanggung Jawab | Lokasi Penyimpanan |
|---|---|---|---|
| 1 | Form Work Order (WO) | Divisi Pemohon / DTI | Portal Internal DTI |
| 2 | Persetujuan DTI | DTI | Dokumen Elektronik DTI |
| 3 | Persetujuan Direktorat Keuangan | Direktorat Keuangan | Dokumen Elektronik Keuangan |
| 4 | Berita Acara Persetujuan | DTI & Divisi Pengaju | Arsip DTI |
| 5 | Log Pemantauan Proyek | DTI | dti.primakara.ac.id/ongoing |