Standar Operasional Prosedur Bidang Operasional DTI

Tujuan

SOP ini bertujuan untuk memastikan kegiatan operasional Direktorat Teknologi Informasi (DTI) berjalan secara efektif, terukur, dan terkoordinasi dalam pemantauan, pengawasan, serta pelaporan kondisi sistem, media publikasi elektronik, dan layanan digital yang dikelola di bawah tanggung jawab DTI.

Ruang Lingkup

SOP ini berlaku bagi seluruh kegiatan operasional DTI yang mencakup pemantauan sistem, pengawasan sosial media dan website, penganggaran rutin, pelaporan hasil pemantauan, serta komunikasi dengan pihak internal seperti Owner, Developer, dan End User.

Pihak yang terlibat:

• Tim Operasional DTI
• Owner Sistem atau Aplikasi
• Developer / Tim Pengembang DTI
• Direktur DTI
• Frontliner atau Penghubung Komunikasi
• Direktorat Keuangan

Referensi

• Kebijakan Operasional Teknologi Informasi Primakara University
• SOP Pengajuan Akun Sosial Media, Website, dan Publikasi Elektronik
• SOP Pengembangan Sistem Informasi DTI

Uraian Prosedur

1. Pemantauan Sistem

• Tim Operasional DTI melakukan pemantauan menyeluruh terhadap semua sistem, server, dan layanan yang beroperasi di bawah pengelolaan DTI.
• Pemantauan dilakukan menggunakan sistem monitoring internal dan dashboard uptime (Uptime Kuma, Discord Channel, Grafana dan/atau Coolify).
• Hasil pemantauan direkam setiap hari dan direkap dalam laporan mingguan.

2. Pengawasan Media Digital

• Tim Operasional DTI bertanggung jawab melakukan pengawasan terhadap seluruh akun sosial media, website, dan publikasi elektronik yang terdaftar pada https://dti.primakara.ac.id/afiliasi.
• Pengawasan mencakup:
  • Kegiatan aktif akun (update, posting, interaksi).
  • Kepatuhan terhadap Dokumen Keamanan Konten.
  • Tinjauan terhadap potensi pelanggaran etika atau hukum.

3. Pelaporan Hasil Pemantauan

• Setiap minggu, Tim Operasional menyusun Laporan Hasil Pemantauan Mingguan yang mencakup:
  • Kondisi seluruh sistem aktif.
  • Status dan aktivitas sosial media, website, serta publikasi elektronik.
  • Catatan downtime, error, atau pelanggaran konten.
• Laporan diserahkan kepada:
  • Owner dari masing-masing sistem/sosial media/publikasi elektronik.
  • Developer DTI untuk tindak lanjut teknis.
  • Direktur DTI untuk evaluasi kebijakan.

4. Penanganan Gangguan dan Laporan Downtime

• Jika ditemukan gangguan atau sistem down, Tim Operasional wajib:
  • Mencatat waktu dan jenis gangguan.
  • Menginformasikan kepada Owner, Developer, dan Direktur DTI dalam waktu maksimal 5 menit setelah kejadian.
  • Berkoordinasi dengan tim pengembang untuk pemulihan layanan.
  • Melaporkan hasil pemulihan ke dalam laporan operasional harian.

5. Penganggaran dan RAB Operasional

• Tim Operasional bertanggung jawab menyusun dan memperbarui Rencana Anggaran Biaya (RAB) operasional secara berkala.
• Pengajuan dilakukan setiap periode yang telah ditentukan oleh kebijakan DTI.
• RAB mencakup:
  • Biaya server, domain, dan lisensi.
  • Biaya langganan layanan cloud.
  • Kebutuhan pendukung operasional lainnya.

6. Komunikasi dan Koordinasi

• Tim Operasional berperan sebagai penghubung utama (frontliner) antara DTI dengan Owner dan End User.
• Komunikasi dilakukan secara formal melalui kanal resmi (email institusi, sistem tiket, atau rapat koordinasi).
• Setiap masukan atau keluhan disampaikan ke tim terkait (Developer atau Manajemen) untuk ditindaklanjuti.

7. Pemantauan Keamanan Konten

• Tim Operasional secara berkala meninjau keamanan konten dari seluruh media digital yang dikelola oleh unit di bawah Primakara University.
• Pemeriksaan mencakup:
  • Kepatuhan terhadap standar konten aman.
  • Penghindaran unsur judi, pornografi, kekerasan, dan ujaran kebencian.
• Jika ditemukan pelanggaran, DTI berhak menonaktifkan sementara akses dan melaporkan kejadian ke pihak terkait.

Rekaman Terkait

No	Nama Dokumen	Penanggung Jawab	Lokasi Penyimpanan
1	Laporan Hasil Pemantauan Mingguan	Tim Operasional DTI	Arsip DTI
2	Catatan Downtime dan Gangguan	Tim Operasional DTI	Dashboard Monitoring
3	Dokumen RAB Operasional	Tim Operasional / Keuangan	Arsip DTI
4	Dokumen Keamanan Konten	DTI / Unit Pengaju	Arsip DTI
5	Daftar Afiliasi Media	DTI	dti.primakara.ac.id/afiliasi